Zpracování osobních údajů
Jaké údaje zpracováváme, proč, jak je chráníme a jaká máš jako subjekt údajů práva.
Vychází z nařízení EU 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb. Pokud tě cokoliv zaujme nebo trápí, napiš nám na gdpr@automatizujzivot.cz.
1. Správce osobních údajů
Správcem je fyzická osoba samostatně výdělečně činná Josef Trubelík, IČO 05031885, se sídlem Náměstí T. G. Masaryka 588, 760 01 Zlín, zapsaný v Živnostenském rejstříku (dále jen „Správce"). Správce provozuje webovou aplikaci Automatizuj život.
Kontakt pro otázky ochrany osobních údajů: gdpr@automatizujzivot.cz. Správce nemá ustanovenu pověřenkyni pro ochranu osobních údajů (DPO), povinnost dle čl. 37 GDPR se na něj nevztahuje (nejde o orgán veřejné moci ani o rozsáhlé systematické monitorování subjektů).
2. Kategorie zpracovávaných údajů
V závislosti na tom, jaké funkce Služby používáš, můžeme zpracovávat:
- Identifikační a kontaktní údaje: e-mail, jméno, telefon, název firmy, IČO, DIČ, adresa sídla, z registrace, profilu a fakturačních údajů.
- Přihlašovací údaje: heslo (uloženo hashované přes bcrypt, ani my je nevidíme), session cookies pro přihlášení.
- Obsah e-mailové komunikace (pokud připojíš schránku AZ Mail): hlavičky (od, komu, předmět, datum), texty zpráv (text/HTML), přílohy. Drží se rolling window 30 dní (konfigurovatelné); pak se automaticky mažou ze Služby. Tvá schránka u providera (Gmail, Seznam, Outlook…) je tím nedotčená.
- Soubory v sekci AZ Files: dokumenty (PDF, DOCX, XLSX, obrázky) které nahraješ, jejich metadata (název, velikost, MIME). Extrahovaný text se může posílat do AI ke klasifikaci.
- Kontakty (CRM): údaje, které sám zadáš o klientech / dodavatelích / kolezích (jméno, e-mail, telefon, IČO, sídlo, poznámky). Údaje firem můžeš stahovat z veřejného rejstříku ARES.
- Projekty a úkoly: názvy, popisy, termíny, stavy, AI hodnocení projektů.
- Konverzace s AI agentem AZ Jarviz: texty tvých dotazů + odpovědi AI, ukládáme pro pokračování konverzace.
- Fakturační a platební údaje: částka, období, čísla faktur, Stripe customer ID a subscription ID. Údaje z platební karty NEZPRACOVÁVÁME , vidí je výhradně Stripe, který je drží v souladu s PCI-DSS Level 1.
- Integrační údaje: pokud připojíš svou IMAP/SMTP schránku, heslo ukládáme šifrované AES-256-GCM a používáme jen pro synchronizaci/odesílání. U Gmail OAuth ukládáme refresh token a access token v šifrované podobě.
- Provozní a auditní údaje: log AI volání (model, počet tokenů, modul) pro kontrolu nákladů, administrativní audit log, IP adresa a User-Agent při přijetí podmínek (pro doložení souhlasu dle čl. 7 GDPR).
3. Účel zpracování a právní základ
Poskytování Služby, provoz účtu, klasifikace mailů, generování AI návrhů, ukládání souborů a úkolů. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
Fakturace a účetnictví, vystavování a uchovávání daňových dokladů. Právní základ: splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR; § 31 zákona o účetnictví, uchování 10 let).
Bezpečnost, prevence zneužití, audit, logy, IP adresy, detekce neoprávněných pokusů. Právní základ: oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).
Marketing a tipy, newsletter, novinky o automatizacích. Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR). Souhlas lze kdykoliv odvolat odhlášením v patičce e-mailu nebo žádostí na gdpr@automatizujzivot.cz.
4. Příjemci údajů / Zpracovatelé
Aby Služba mohla fungovat, předáváme některé údaje těmto zpracovatelům. Se všemi máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA) nebo se na nás vztahují standardní smluvní doložky EU (SCCs) pro přenos mimo EHS.
| Zpracovatel | Sídlo | Co zpracovává | Doklad |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | USA, hostuje v EU (Frankfurt) | Databáze, úložiště souborů, autentizace. | DPA · Privacy |
| Anthropic PBC | USA | AI modely Claude, texty e-mailů, dokumentů, úkolů, dotazů Jarvize. Vstupy se nepoužívají k tréninku modelů. | Privacy · Terms |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Irsko / USA | Zpracování plateb, fakturace. Údaje z karty zpracovává výhradně Stripe. | DPA · Privacy |
| Resend Inc. | USA | Odesílání transakčních e-mailů (potvrzení účtu, reset hesla, notifikace). | DPA · Privacy |
| Google LLC (Gmail OAuth, volitelně) | USA | Pouze pokud připojíš Gmail účet k AZ Mail. Scopes: gmail.readonly + gmail.compose. | DPA · Privacy |
| Netlify Inc. | USA | Hosting webové aplikace a CDN. | DPA · Privacy |
| ARES (MF ČR) | ČR | Veřejný rejstřík firem. Posíláme jen IČO firem k načtení názvu/sídla. | veřejná evidence |
5. Přenos údajů mimo EU
Některé naše zpracovatele mají sídlo mimo EU. Pro každý přenos používáme jeden z následujících mechanismů, které GDPR uznává jako rovnocennou ochranu (článek 45 a 46):
| Zpracovatel | Sídlo | Mechanismus přenosu |
|---|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Irsko (EU) | Intra-EU přenos, GDPR plně aplikováno bez doplňkových mechanismů |
| Supabase, Inc. | USA (firma); data na serverech v EU (Frankfurt, eu-central-1) | SCCs sjednané v Supabase DPA + EU data residency |
| Anthropic, PBC | USA | SCCs sjednané v Anthropic DPA |
| Microsoft Corporation (Clarity) | USA | Data Privacy Framework (DPF) certifikace |
| Resend, Inc. | USA | Data Privacy Framework (DPF) certifikace |
| Netlify, Inc. | USA | Data Privacy Framework (DPF) certifikace |
| Google LLC (OAuth) | USA | Data Privacy Framework (DPF) certifikace |
Technická opatření: šifrování přenosu (TLS 1.2+), minimalizace dat (do AI posíláme jen relevantní výňatky, ne celé schránky), audit trail pro každou operaci přenosu.
DPF (Data Privacy Framework): uznáno Evropskou komisí (rozhodnutí 2023/1795) jako mechanismus adekvátní ochrany pro přenosy do USA. Aktuální seznam certifikovaných organizací: dataprivacyframework.gov/list.
6. Doba uchovávání (retence)
- Obsah příchozích e-mailů: 30 dní rolling window (lze nastavit kratší dobu).
- Odeslané maily a koncepty: do smazání uživatelem.
- Soubory, kontakty, projekty, úkoly: do smazání uživatelem nebo zrušení účtu.
- Fakturační doklady: 10 let (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví).
- Audit log a logy o AI volání: 12 měsíců, pak agregovaně bez vazby na uživatele.
- Záznam o přijetí podmínek: po celou dobu trvání účtu + 5 let po jeho zrušení (čl. 7 odst. 1 GDPR, důkaz souhlasu).
- Účet jako celek: do žádosti o smazání, potom do 30 dnů smazán (s výjimkou zákonných výjimek).
7. Technická a organizační opatření
- HTTPS / TLS 1.2+ pro veškerou komunikaci.
- AES-256 šifrování souborů v úložišti (Supabase Storage at-rest).
- AES-256-GCM šifrování citlivých integračních údajů (IMAP hesla, OAuth tokeny) aplikací před uložením do databáze. Klíč drží pouze Správce v zabezpečeném prostředí.
- bcrypt hash hesel, Správce je nezná.
- Row-level security (RLS), uživatel nikdy nevidí cizí záznamy, i kdyby útočník obešel aplikační vrstvu.
- Princip minimálních oprávnění u Gmail OAuth (read + compose, žádný full mailbox modify scope).
- Auditní logy administrátorských akcí pro forenzní šetření.
- Minimální analytika, používáme pouze Microsoft Clarity (= heatmapy, session recordings, anonymizováno) pro vylepšení UX. Žádný Google Analytics, Facebook Pixel ani jiné reklamní pixely.
Žádné opatření však nezaručuje 100% bezpečnost. V případě porušení zabezpečení osobních údajů Správce postupuje dle čl. 33 a 34 GDPR, bez zbytečného odkladu informuje dozorový úřad a postižené subjekty.
8. Tvá práva
Jako subjekt údajů máš dle GDPR tato práva:
- Právo na přístup (čl. 15), vyžádat si kopii svých údajů.
- Právo na opravu (čl. 16), opravit nepřesné údaje.
- Právo na výmaz / „být zapomenut" (čl. 17), požádat o smazání. Nevztahuje se na údaje, které musíme uchovávat ze zákona (fakturační).
- Právo na omezení zpracování (čl. 18).
- Právo na přenositelnost (čl. 20), dáme ti tvá data ve strojově čitelném formátu.
- Právo vznést námitku (čl. 21), zejména proti zpracování na základě oprávněného zájmu a proti marketingu.
- Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3), tam, kde je zpracování založeno na souhlasu (marketing).
- Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů: www.uoou.cz.
Žádost nám pošli na gdpr@automatizujzivot.cz. Odpovíme do 30 dnů (lhůtu můžeme prodloužit max o 2 měsíce při složitějších žádostech, dáme ti vědět).
9. Cookies
Používáme dvě kategorie cookies:
Technicky nezbytné (= bez souhlasu):
- Session cookie Supabase Auth, udržuje tvé přihlášení (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax).
- OAuth state cookie, krátkodobý nonce proti CSRF útokům při OAuth callbacku, mažeme okamžitě.
- Consent cookie (localStorage
az-cookie-consent), pamatuje si tvoje rozhodnutí v cookie banneru.
Analytické (= jen po souhlasu):
- Microsoft Clarity, heatmapy a session recordings pro vylepšení UX. Anonymizováno (= bez personally identifiable information v default nastavení). Provozováno Microsoft Corporation, USA, přenos pod Data Privacy Framework.
Nepoužíváme Google Analytics, Facebook Pixel, Hotjar ani jiné reklamní pixely. Žádné cookies pro reklamní cílení, retargeting ani cross-site tracking.
Detailní popis všech cookies včetně délky uchování viz Cookies Policy. Svůj souhlas s analytickými cookies můžeš kdykoli odvolat v patičce stránek.
10. AI funkce, co konkrétně posíláme do modelů
Pro transparentnost (čl. 13 a 22 GDPR) zde popisujeme, jaké informace předáváme společnosti Anthropic při použití AI funkcí:
- Klasifikace e-mailů: odesilatel, předmět, snippet a max. ~500 znaků z těla.
- Návrh odpovědi: celý původní e-mail (subjekt, odesilatel, tělo) + tvůj „master prompt" (signatura, tón).
- AI hodnocení projektu: názvy projektu a úkolů, jejich stavy a termíny.
- Analýza souborů: extrahovaný text z PDF, DOCX, XLSX. Originální soubor neopouští Supabase Storage (Anthropic dostává jen text).
- AZ Jarviz chat: tvůj dotaz + krátký kontext účtu (přesný rozsah viz dokumentace agenta).
Anthropic dle svých obchodních podmínek nepoužívá vstupní data k tréninku modelů a uchovává API logy podle své retenční politiky (typicky 30 dní pro provozní účely). Nikdo z týmu Správce neposlouchá ani nečte tvé AI dotazy v reálném čase.
Plně automatizované rozhodování dle čl. 22 GDPR neprovádíme. AI návrhy jsou vždy doporučení, finální rozhodnutí (odeslat e-mail, smazat soubor) zůstává na tobě.
11. Změny zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat. Při zásadní změně tě vyzveme k novému potvrzení v aplikaci a oznámíme to e-mailem nejméně 30 dní předem. Drobné formulační úpravy nahráváme průběžně; aktuální verze je vždy na /gdpr.