Automatický podpis a fakturace pro revizního technika

Před nasazením

Revizní technik pracuje primárně na Macu, ale program pro elektronický podpis dokumentů běží jen na Windows. Každá zakázka znamenala přepínání mezi systémy:

• Uložit hotové dokumenty na flash disk
• Přenést na Windows počítač
• Elektronicky podepsat
• Přenést zpět na Mac
• Vystavit fakturu v účetním systému
• Zaevidovat a hlídat splatnost

15 až 20 minut na jednu zakázku. Práce, která se opakovala u každého zákazníka a krájela čas určený na samotnou technickou činnost.

Co jsme postavili

Mini aplikace na míru, která propojila Google Drive a Windows do jednoho neviditelného flow:

• Watcher nad Google Drive sleduje sdílenou složku. Technik do ní nahraje podklad odkudkoli (Mac, mobil, web, e-mailová příloha).
• Automatické předání na Windows. Nový dokument se okamžitě stáhne do programu pro elektronický podpis, který dál běží na Windows tak jako dřív.
• Headless běh. Aplikace na Windows je spuštěná na pozadí (žádné okno, žádná interakce), podepsaný dokument se vrátí zpět do Google Drive.
• Auto fakturace. Z pracovního listu se vygeneruje faktura ve správném formátu, čísluje se sama a exportuje do účetního systému.
• Evidence a reminder. Faktura se zapíše, sleduje se splatnost a technik dostává push notifikaci 3 dny před splatností a po ní.

Implementace zhruba 2 týdny. Watcher hlídá Drive z cloudu, podpisová aplikace dál běží na Windows, oba kroky bez ruční práce.

Výsledky po 3 měsících provozu

• Z 15 až 20 minut na zakázku na přibližně 30 sekund kliknutí.
• Windows počítač zůstal v pipeline, ale technik na něj nemusí sahat. Běží na pozadí jako tichá služba.
• Podklady lze nahrát odkudkoli (mobil, web, e-mail), Google Drive zařídí předání dál.
• Pozdní platby klesly z přibližně 20 % na méně než 5 % díky automatickým reminderům.
• Technik stihne 2 až 3 zakázky navíc týdně (uvolněný čas a mentální kapacita).
• Žádné flash disky, žádné přepisování, žádné zapomenuté faktury.