Kontrolní dny a faktury pro Design & Build studio

Před nasazením

SpaceIN dělá kanceláře na klíč — od návrhu přes realizaci až po interiérové vybavení. Každou zakázku vede projektový manažer a celý projekt (rozpočet, termíny, úkoly) běží v Caflou. Dva opakující se procesy ale braly nepoměrně moc času:

Kontrolní dny na realizaci:

• Projektový manažer obejde rozpracovaný prostor a zapíše vady, nedodělky a úkoly pro jednotlivé profese (řemesla, dodavatele nábytku a akustiky)
• Zápis vznikal v Excelu nebo v poznámkách a každý úkol se pak ručně překlepával do Caflou (klidně 50+ položek po jedné kontrole)
• 2 až 3 hodiny administrativy po každém kontrolním dni

Faktury od subdodavatelů:

• Faktury od řemesel a dodavatelů chodily v PDF a ručně se z nich opisovala data
• Někdo je ručně vytahoval a zadával do Caflou jako náklad k zakázce
• Chyby v IČO, položkách, sazbách DPH — a rozpočet projektu nebyl aktuální

Co jsme postavili

Mini aplikace na míru, která propojila zápisy z kontrolních dnů a faktury s Caflou:

1. Import zápisu z kontrolního dne

• Projektový manažer nahraje zápis (Excel / tabulku) do mini-app
• Mapper pozná strukturu (úkol nebo vada, odpovědná profese či dodavatel, deadline, projekt)
• Jedno kliknutí a mini-app založí všechny úkoly v Caflou se správným přiřazením
• O zbytek (notifikace profesím, deadliny, reporting) se postará Caflou

2. Vytěžování faktur a export do Caflou

• Faktura od subdodavatele jde do mini-app
• OCR a LLM vytáhne IČO, DUZP, položky, DPH, splatnost
• ARES ověří dodavatele
• Data se zapíší do Caflou jako náklad přiřazený ke konkrétní zakázce → rozpočet projektu sedí v reálném čase

Implementace: 12 pracovních dní.

Výsledky po 4 měsících provozu

• Z 2 až 3 hodin administrativy po kontrolním dni na 5 minut kontroly importu
• Dříve 3 minuty na fakturu, nyní 30 sekund import do mini-app
• Žádné chyby z přepisu, Caflou má vždy aktuální úkoly i náklady projektu
• Projektový manažer se vrátil k řízení realizace a koordinaci profesí místo přepisování úkolů a faktur